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培養員工主動拆彈 可解企業危機 2017-09-14收藏文章
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  不少管理人員發現,下屬嚴重依賴他們作出決定和採取行動。當員工不能獨立地適時處理問題,或會為公司帶來管治危機。

 

亞太策略研究所研究總監李卓駿認為,上司應下放權力予員工,讓員工主動為危機拆彈。

 

  亞太策略研究所研究總監李卓駿(Mark)分析指,隨著時代改變,企業業務愈來愈複雜,如何讓下屬在沒有老闆的情況下當機立斷,分析問題並提出合適的解決方案,是現今不少高層的一大難題。因為機會可能只此一次,若下屬處理不慎,問題就會嚴重升級。最理想的管治方法就是透過以下兩招,實行無為而治:

 

寫得太清楚 員工按章辦事

 

  (1)了解員工工作性質而非職責:傳統上,為了讓企業管理變得透明化、科學化和清晰化,都會為各職級詳細列明所有要求及職責。可是這種列表方式,李卓駿認為會大大束縛員工的創造力:「若列得太清楚,很容易讓員工只按規矩做事,相信不少經理都聽過下屬抱怨,不想處理非工作範圍內的事。」

 

  李卓駿認為領導層應先了解員工的工作性質,當中包括目標、挑戰、擁有的資源及困難。但理解不少經理都分身不暇,「在辦公室,中層大多用40%時間處理報告、30%至60%參加會議。甚少抽空與同事傾談工作上的問題。」

 

  要解決問題,就要讓員工和經理均明白工作性質及目標導向,不能只顧結果,明文規定員工行為亦非良策。理想是為員工訂立宏觀目標,模糊職責及組別之間的邊界,讓員工綜合上下游資訊作出宏觀判斷。「員工職責重疊,就能理解雙方立場及難處,互相合作達致共贏。」絕不能由經理一言堂,減少員工參與決策。否則當危機發生,員工只會埋怨上司作出錯誤決定,自己則置身事外,毋須負責。

 

  (2)下放權力以增員工信心:李卓駿認為,職場小薯之所以成為小薯,是因為手上沒有權力,又認為自己是可有可無的角色,所以他會盡力讓自己隱形,抱著少做少錯的原則,被動處理職務。要改變這種現象,上司就要下放權力,增加員工的參與度,讓其明白自己是公司重要一員,所發表的意見亦受到重視。上司需體諒員工處境,加以信任,「不能總靠升職才給予權力,也不是藉此剝削另一員工的權力。」

 

  不少同事不敢作出決定,是因為受權力及自身擁有的資源所限,又或是受到關鍵績效指標(Key Performance Indicators,簡稱KPI)影響,不懂如何作出取捨。所以上司才要下放權力,相信員工的判斷能力,而非只按公司訂立的規則做事。

 

  若能真心投資於員工身上,讓前綫員工有權力按實際情況解決問題,創意就能活現於企業精神。

 

  他以酒店前台員工為例,由於他們直接面對客人要求及投訴,亦要與背後的工程、客房服務、清潔等部門合作。若前台缺乏權力,難以下指令解決客人問題,部門之間又會推卸責任。管理層需先訂下宏觀目標,如提升客戶滿意度,而非只列明部門之間的職責。

 

  若前綫發現問題,需擁有調派人手的權力。為了加強部門之間的效率,兩組可互相監察,如前台員工可於對方的年度評核報告評分,藉以提升部門之間的協作能力。

 

  隨著員工對工作的滿意度上升,察覺自身權力,就能自動自主去分析眼前危機,甚至激發創意,與別組合作,即時為問題拆彈。

 

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